Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP là một phần mềm quản lý tổng thể dành cho các doanh nghiệp vừa và lớn cũng như các doanh nghiệp đang phát triển nhanh chóng. ERP có thể hoàn toàn thay thế cho các phần mềm rời rạc khác. Vậy lý do gì mà nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn còn băn khuân khi lựa chọn giải pháp ERP cho công tác quản lý tổ chức.
Ở đây chúng ta sẽ phân tích ưu và nhược điểm của ERP so với các phần mềm quản lý rời rạc hiện nay.
ERP giúp thống nhất các nguồn thông tin trong tổ chức hỗ trợ các công việc hàng ngày, các hoạt động diễn ra trơn tru hơn. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật khi triển khai phần mềm này.
Ưu điểm của phần mềm ERP
1. Tổng quát được mọi hoạt động của doanh nghiệp
Với ERP cho phép người quản lý truy cập vào mọi quy trình hoạt động của tổ chức một cách dễ dàng từ đó có thể nắm bắt kết quả công việc của từng bộ phận trong thời gian thực.
Ngoài ra, tính khả dụng của tất cả thông tin của công ty bạn ở một vị trí tập trung cho phép tăng cường hợp tác và hoàn thành hợp lý hơn các nhiệm vụ. Khả năng hiển thị đầy đủ này cung cấp các quy trình công việc mạch lạc hơn và cho phép các quy trình giữa các bộ phận dễ dàng được theo dõi với hiệu quả tối đa. Tất cả điều này giúp cấp quản lý có thể đưa ra quyết định nhanh chóng trong sự tự tin.
ERP cung cấp các báo cáo mang tính quản trị giúp nhà quản trị nắm bắt được nhiều chiều thông tin từ đó kịp thời đưa ra các quyết định đúng đắn
2. Đánh giá, cải thiện hiệu quả làm việc của từng bộ phận, từng nhân viên
Khi ERP được triển khai đúng cách, một trong những lợi ích to lớn đối với doanh nghiệp là tăng nâng suất nhờ vào quy trình kinh doanh được quy chuẩn, thống nhất, công việc được phân công rõ ràng đến từng nhân viên tăng tính trách nhiệm, hiệu suất làm việc của mỗi bộ phận, mỗi thành viên trong công ty. ERP giúp tự động hóa quy trình, kết nối giữa các phòng ban xuyên suốt và chặt chẽ hơn.
Hợp tác là một phần thiết yếu của một doanh nghiệp phát triển mạnh. Nếu như làm việc trên các phần mềm rời rạc việc chia sẻ dữ liệu sẽ phải thực hiện thủ công. Nhưng với ERP sự chia sẻ thông tin giữa các bộ phận ngay trên phần mềm được đơn giản hóa. Một nền tảng ERP hợp lý hóa quá trình hợp tác với những người khác bằng cách cung cấp cho nhân viên quyền truy cập chia sẻ dữ liệu cần ngay trên hệ thống tập trung.
Với một hệ thống ERP được áp dụng, mọi nhân viên đều có quyền truy cập theo yêu cầu vào toàn bộ dữ liệu của công ty, cho phép họ nhìn thấy bức tranh tổng thể. Hiệu quả với doanh nghiệp là tăng hiệu quả giao tiếp và giảm chi phí hoạt động liên quan đến theo dõi dữ liệu thủ công, cũng như sự gắn kết của nhân viên cao hơn.
3. Chi phí công nghệ tập trung
Có thể doanh nghiệp sẽ phải cần một khoản đầu tư lớn cho giải pháp ERP, nhưng nó có thể thống nhất chi phí CNTT của bạn và nâng cao hiệu quả. Thay vì chi tiêu tài nguyên cho nhiều hệ thống, khi triển khai ERP bạn có thể tập trung tất cả các chi phí này vào một hệ thống duy nhất. Việc đào tạo nhân sự để thao tác trên ERP sẽ được cắt giảm so với việc đào tạo một nhân viên phải học cách sử dụng trên nhiều phần mềm, vì họ chỉ cần học một hệ thống thay vì tương tác với nhiều ứng dụng riêng lẻ.
Một hệ thống ERP có thể bao gồm nhiều lĩnh vực chức năng như quản lý khách hàng (CRM), kế toán , quản lý nhân sự và quản lý chuỗi cung ứng… Và doanh nghiệp được phép chỉ sử dụng các phần phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Một số ERP cho phép bạn tích hợp nhiều hệ thống của bên thứ ba thành một thể thống nhất.
Nhược điểm của phần mềm ERP
1. Sự phức tạp của hệ thống
Giải pháp phần mềm ERP cung cấp nhiều khả năng, nhưng điều đó cũng có nghĩa là phần mềm có thể phức tạp và khó sử dụng. Chính vì thế giai đoạn đầu triển khai sẽ cần thời gian đào tạo và tiếp cận với phần mềm mới.
2. Chi phí đầu tư ban đầu cao
Nếu bạn chọn đầu tư vào ERP bạn cần chi nhiều tiền cho một phần mềm, chi phí cho một dự án ERP phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: quy mô doanh nghiệp, đặc thù doanh nghiệp, số lượng người dùng, cơ sở hạ tầng… Các doanh nghiệp lớn chấp nhận mức đầu tư cho hạ tầng cao bởi việc quản lý và bảo mật thông tin được xem là vô cùng quan trọng với họ, những server xử lý dữ liệu sẽ được đặt ngay tại công ty và thường có đội ngũ IT chuyên nghiệp để quản lý vì thế mức đầu tư cho hạ tầng là không hề nhỏ.
3. Chi phí bảo trì và nâng cấp
Bảo hành và bảo trì hệ thống là bắt buộc khi đã triển khai ERP, hệ thống cần được cập nhật liên tục nếu không sẽ không thể đáp ứng kịp thời nhu cầu của doanh nghiệp, việc nâng cấp hệ thống sẽ có mức chi phí khác nhau với từng nhà cung cấp.
Hơn nữa, bạn có thể cần đầu tư vào phần cứng mới để hỗ trợ đúng cách cho ERP của mình, chẳng hạn như máy chủ và thiết bị di động tương thích.
Doanh nghiệp có nên đầu tư vào ERP trong thời điểm này?
Để đầu tư vào một giải pháp công nghệ mới, điều quan trọng là phần mềm có thực sự phù hợp và cần thiết cho chính doanh nghiệp bạn hay không. Chắc chắn dù với giải pháp nào đều sẽ có ưu và nhược điểm. Nhưng bạn không nên để những nhược điểm tiềm ẩn làm bạn sợ hãi khỏi những công cụ có thể đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới. Bạn nên đánh giá trung thực về nhu cầu và lĩnh vực vấn đề của tổ chức của bạn và sau đó tìm kiếm một hệ thống ERP sẽ mang lại cho doanh nghiệp của bạn tiềm năng nhất để cải thiện.
Đối với hầu hết các công ty, những lợi thế của hệ thống ERP thường lớn hơn những nhược điểm. ERP không cho thấy rõ lợi ích tức thì mà về lâu dài cho sự phát triển mở rộng của công ty doanh nghiệp sẽ thấy rõ lợi ích to lớn của ERP. Bạn sẽ thấy đầu tư hệ thống ERP là đầu tư đáng giá về thời gian và nguồn lực
Tìm hiểu thêm thông tin tại: www.tomahosoft.com
Nhận xét
Đăng nhận xét