ERP (Enterprise Resource Planning) - Hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thể, phần mềm tích hợp tất cả các chức năng, nghiệp vụ quản lý của một doanh nghiệp trên nền tảng duy nhất. Do tính chất phức tạp hơn so với các phần mềm quản lý khác như: phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự, phần mềm bán hàng,… vì vậy việc triển khai ERP sẽ không hề đơn giản như các phần mềm quản lý trên. Việc triển khai này khá tốn thời gian và chi phí vì vậy công tác chuẩn bị trước khi triển khai dự án ERP là vô cùng quan trọng.
Vậy doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi triển khai ERP?
Con người là yếu tố cần quan tâm trước tiên. ERP là một hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp, được áp dụng từ cấp lãnh đạo cho đến từng bộ phận, phòng ban và từng nhân viên của công ty vì thế phải có sự thống nhất của toàn nhân sự trong công ty. Để thực hiện được điều đó, ban quản trị phải truyền đạt rõ ràng lợi ích thiết thực mà phần mầm ERP mang lại cho từng thành viên trong công ty chứ không phải là một công cụ quản lý cho các cấp lãnh đạo, cấp quản lý. Cấp lãnh đạo phải nắm rõ được những khó khăn, những vấn đề mà các bộ phận thậm chí là từng nhân viên đang gặp phải, đó cũng chính là cơ sở để đánh giá nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Sự quyết tâm của từng bộ phận, nhân viên góp phần vào sự thành công khi triển khai hệ thống quản trị ERP.
Lập kế hoạch theo dõi tiến độ triển khai dự án ERP, doanh nghiệp cần đánh giá quy trình của công ty mình có thật sự phù hợp khi triển khai ERP hay không, có kế hoạch kiểm soát, đánh giá quy trình mỗi phòng ban. Trước khi có ý định triển khai ERP doanh nghiệp cần hiểu rõ những khó khăn cũng như nhu cầu ngắn hạn và dài hạn để xác định chọn lựa hệ thống nào là phù hợp nhất. Tính toán ngân sách khi triển khai ERP, xem xét và lựa chọn thời điểm thích hợp nhất có thể triển khai. Một bản kế hoạch về tiến độ dự án là vô cùng cần thiết, kịp thơì đưa ra các quyết định về quy trình nghiệp vụ, điều phối nguồn lực đảm bảo dự án đúng tiến độ đã vạch ra.
Lựa chọn nhà cung cấp. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp trong nước và ngoài nước triển khai giải pháp ERP, để có thể chọn lựa nhà cung cấp triển khai tốt nhất đối với doanh nghiệp mình thì doanh nghiệp cần bỏ ra thời gian tìm hiểu, xem xét và đánh giá từng nhà cung cấp. Doanh nghiệp cần chuẩn bị danh sách yêu cầu gửi nhà cung cấp để xem xét mức độ đáp ứng từ hai bên.
Trang bị hệ thống cơ sở hạ tầng, hệ thống mạng máy tính cho toàn công ty vì công nghệ chính là một trong những điều kiện để ERP có thể hoạt động. Cần đầu tư một cách đồng bộ trong toàn hệ thống công ty để đảm bảo việc update, xử lý dữ liệu luôn ổn định và liên tục. Doanh nghiệp có thể tham khảo sự tư vấn từ các nhà cung cấp giải pháp ERP vê mức độ đầu tư hạ tầng ở thời điểm hiện tại và trong tương lai.
Thành lập đội ngũ triển khai dự án ERP. Quá trình triển khai ERP đòi hỏi công đoạn chạy thử, kiểm tra đánh giá rồi sau đó mới đưa vào áp dụng dẫn đến công việc của nhân viên sẽ tăng lên, ERP ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động bộ máy của công ty chứ không riêng một bộ phận nào nên từ lãnh đạo cấp cao, quản lý cấp trung đến từng nhân viên đều phải tham gia trong suốt quá trình triển khai, khi thành lập đội ngũ dự án nội bộ, đội này sẽ có quyền hạn và nhiệm vụ để quá trình triển khai ERP được suôn sẻ.
Tập trung triển khai ERP. Để triển khai thành công hệ thống ERP cần có sự hợp tác, phối hợp giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp, các công việc hằng ngày cần được thực hiện trên hệ thống mới vì thế nếu bị ảnh hưởng bởi các dự án khác nhân viên khó đổi mới quy trình làm việc trên hệ thống ERP thậm chí dễ mất sai lầm do phải tham gia vào nhiều việc.
Doanh nghiệp cần xây dựng bộ quy trình thống nhất giữa các bộ phận, phòng ban, thể hiện được vai trò, nhiệm vụ, mối liên kết công việc giữa tùng bộ phận với nhau. Ngoài ra dữ liệu doanh nghiệp cần được chuẩn hóa khi chuyển lên hệ thống ERP.
Để chuyển đổi từ hệ thống quản lý vận hành thủ công sang hệ thống quản lý tổng thể ERP với phong cách chuyên nghiệp ở một tầm cao mới là một việc không hề dễ dàng. Vì vậy thực hiện công tác chuẩn bị sẽ tránh và hạn chế được những rủi ro trong quá trình triển khai ERP. Trên đây chỉ là một số kinh nghiệm được chia sẽ, thực tế sẽ còn nhiều vấn đề cần chuẩn bị trước khi triển khai giải pháp ERP.
#phanmemquanly #erp #quantridoanhnghiep #quanlytongthe
Nhận xét
Đăng nhận xét