Thay vì sử dụng các phần mềm quản lý rời rạc, riêng lẻ đáp ứng nhu cầu riêng biệt của từng bộ phận trong công ty thì nay giải pháp quản lý tổng thể ERP ngày càng trở nên ứng dụng rộng rãi hơn không chỉ doanh nghiệp nước ngoài mà ngay cả các doanh nghiệp tại Việt Nam.
Vậy có sự khác biệt nào giữa giải pháp quản lý ERP và giải pháp quản lý rời rạc? ERP có những ưu điểm vượt trội nào để được nhiều doanh nghiệp lựa chọn?
Ưu điểm của các phần mềm chuyên biệt hóa
Giải quyết triệt để vấn đề chuyên môn: một phần mềm chuyên biệt hóa sẽ được phát triển chuyên sâu hơn các tính năng riêng biệt, các tính năng được phát triển một cách tối ưu đáp ứng yêu cầu cần thiết của doanh nghiệp. Ví dụ một phần mềm quản lý nhân sự sẽ có các chức năng giải quyết được nhiều vấn đề về nhân sự hơn so với chức năng của một module quản lý nhân sự trong phần mềm quản trị tổng thể ERP.
Dễ dàng tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu mở rộng quy mô của doanh nghiệp: Do là một phần mềm độc lập, riêng biệt nên việc tùy chỉnh tính năng theo khả năng mở rộng của doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn bởi không có tính ràng buộc như các phân hệ quản lý trong hệ thống chung ERP. Việc tuy chỉnh trong ERP sẽ phức tạp hơn và tốn thời gian nhiều hơn.
Giảm thiểu chi phí khi triển khai công nghệ mới: khi triển khai công nghệ yếu tố chi phí luôn được các doanh nghiệp cân nhắc hàng đầu. Không chỉ có chi phí mua phần mềm mà còn có các chi phí khác đi kèm như phí đào tạo nhân viên sử dụng, phí nâng cấp, phí bảo trì hàng tháng, hàng năm. Với một phần mềm chuyên biệt hóa thì mức chi phí đầu tư sẽ rẻ hơn so với chi phí cho một phần mềm quản lý tổng thể ERP, vì là các phần mềm độc lập nên rủi ro được phân tán, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chủ động thay đổi lựa chọn nếu thấy có điểm chưa hài lòng, chưa phù hợp với doanh nghiệp mình.
Ưu điểm của một phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp ERP
Đa số các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang sử dụng các phần mềm riêng lẻ, như bộ phận kinh doanh sử dụng phần mềm CRM và phần mềm bán hàng riêng, bộ phận kế toán sử dụng phần mềm kế toán riêng, bộ phận nhân sự cũng có phần mềm quản lý nhân sự riêng biệt. Giải pháp quản lý rời rạc này tuy đáp ứng được yêu cầu chức năng chuyên sâu cho từng bộ phận, phòng ban. Tuy nhiên ở đây hạn chế là về mặt liên kết dữ liệu, việc chuyển thông tin dữ liệu giữa các bộ phận được thực hiện thủ công, tốn thời gian dông thời tính bảo mật thông tin lại không cao, dữ liệu khó kiểm soát.
Với giải pháp quản trị ERP doanh nghiệp chỉ cần sử dụng một hệ thống chung duy nhất tích hợp các module thực hiện các chức năng tương đương với các phần mềm quản lý rời rạc. Các phân hệ này giải quyết được việc thống nhất truyền tải dữ liệu giữa các bộ phận bởi tính tự động hóa trong phần mềm ERP.
Phần mềm quản lý tổng thể ra đời với mục đích thay thế tất cả hệ thống đơn lẻ, mà vẫn đáp ứng được những tiêu chí:
Dữ liêu đồng bộ: dữ liệu được tập trung tại một nguồn, không bị phân tán. Tiết kiệm thời gian, tối ưu hiệu suất làm việc vì không phải nhập liệu thông tin nhiều lần như khi sử dụng các phần mềm riêng biệt. Nhân viên mỗi bộ phận có thể chủ động xem thông tin như ý muốn với chức năng phân quyền, đặc biệt là cấp quản lý có thể xem các báo cáo tổng hợp mọi thời điểm mà không cần phải chờ đợi hàng tá các báo cáo từ nhiều phòng ban.
Tránh sai sót dữ liệu, thông tin khi nhập liệu: khi sử dụng phần mềm riêng lẻ dữ liệu phải nhập qua nhiều lần nên việc sai sót, số liệu sai lệch là điều có thể xảy ra. Khi sử dụng phần mềm quản lý tổng thể ERP sẽ giải quyết vấn đề trên với thông tin, dữ liệu được đồng bộ trên một hệ thống duy nhất.
Hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp ERP
Hệ thống báo cáo toàn diện, tổng thể: Tổng hợp hệ thống báo cáo toàn diện giúp doanh nghiệp theo dõi, nắm bắt được tình hình hoạt động toàn bộ công ty, đây cũng là điều mà các phần mềm riêng lẻ khó có thể thực hiện được.
Để lựa chọn giữa việc sử dụng phần mềm tổng thể ERP và sử dụng nhiều phần mềm chuyên biệt, doanh nghiệp nên cân nhắc các vấn đề sau:
üĐịnh hướng chiến lược của doanh nghiệp trong tương lai?
üViệc thay đổi quy trình quản trị doanh nghiệp sẽ thay đổi như thế nào?
üCác vấn đề doanh nghiệp mong muốn giải quyết trong ngắn hạn và dài hạn?
üNgân sách dành cho giải pháp công nghệ của doanh nghiệp sẽ đầu tư?
Các doanh nghiệp nên lựa chọn cho mình một phần mềm uy tín, chất lượng để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Đăng ký ngay để dùng thử miễn phí Tomaho ERP tại đây.
Nhận xét
Đăng nhận xét