Triển khai phần mềm ERP đòi hỏi doanh nghiệp bạn phải bỏ ra nhiều thời gian và công sức cũng như cần sự phối hợp giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp giải pháp.
ERP như một công cụ giúp doanh nghiệp nâng cao tính cạnh tranh trên thị trường và thực tế triển khai ERP cho danh nghiệp là một bước chuyển lớn và cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước. Dưới đây là các bước trong quy trình triển khai ERP để đạt được thành công.
Bước 1. Đánh giá ngân sách, quy mô, quy trình quản lý của doanh nghiệp
ERP là một phần mềm quản lý tổng thể vì thế mức chi phí đầu tư là không hề nhỏ, doanh nghiệp cần biết tổng mức chi phí sẽ đầu tư cho dự án này đồng thời cần xác định ngân sách có thể phân bổ theo lộ trình triển khai ERP.
Quy mô và mô hình quản lý là cơ sở để xây dựng nên một phần mềm phù hợp nhất với doanh nghiệp.
Bước 2. Phân tích yêu cầu người sử dụng
Doanh nghiệp và nhà tư vấn triển khai phải phân tích được những vấn đề khó khăn mà doanh nghiệp đang gặp phải, những vấn đề mà tự bản thân doanh nghiệp không thể xử lý, đánh giá được những kỳ vọng mà doanh nghiệp mong muốn khi sử dụng ERP và đó là tiêu chí để doanh nghiệp lựa chọn một phần mềm dựng sẵn hay cần một phần mềm tùy chỉnh theo yêu cầu chức năng và quản lý riêng, đây cũng là yếu tố định giá cho phần mềm.
Bước 3. Xây dựng giải pháp cho hệ thống mới
Dựa trên những phân tích về yêu cầu của doanh nghiệp cho hệ thống ERP sẽ tiến hành xây dựng hệ thống theo quy trình hoạt động sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp, một số trường hợp doanh nghiệp cần thay đổi toàn bộ quy trình hoạt động trước đây để phù hợp với giải pháp hiện đại này.
Bước 4. Hướng dẫn sử dụng phần mềm cho đội ngũ nhân viên
Doanh nghiệp phối hợp với nhà cung cấp lập kế hoạch đào tạo đội ngũ nhân viên sử dụng phần mềm với sự sắp xếp phòng ban, số lượng nhân sự, thời gian hợp lý để hạn chế tối đa ảnh hưởng đến công việc hiện tại của từng bộ phận, từng nhân viên. Thông thường nhà cung cấp đưa ra chi phí đào tạo dựa trên số giờ đào tạo, tuy nhiên cũng có những nhà cung cấp hỗ trợ hoàn toàn việc đào tạo hướng dẫn sử dụng này.
Bước 5. Chuyển đổi dữ liệu
Doanh nghiệp sẽ cần có thời gian để chuyển đổi dữ liệu sang hệ thống mới. Với những doanh nghiệp lựa chọn việc sử dụng song song hệ thống ERP và hệ thống cũ trong giai đoạn đầu sẽ khá tốn thời gian cho nhân viên phải nhập liệu trên cả hai hệ thống.
Bước 6. Nghiệm thu dự án ERP:
Sau khi thử nghiệm thành công doanh nghiệp sẽ tiến hành nghiệm thu và đưa phần mềm vào vận hành thực tế. Các dự án ERP thường được đánh giá qua một số điểm mấu chốt:
üMức độ tích hợp với các phần mềm khác
üChức năng phù hợp với quy trình sản xuất - kinh doanh của công ty
üKhả năng chỉnh sửa tính năng
üMức độ thân thiện, dễ sử dụng của phần mềm
üKhả năng hỗ trợ từ phía đơn vị cung cấp giải pháp
üCơ sở hạ tầng công nghệ thông tin
Bước 7. Bảo trì và nâng cấp
Trong quá trình vận hành phần mềm ERP có thể phát sinh trường hợp xảy ra lỗi, thông thường các nhà cung cấp sẽ có thời gian bảo hành sữa lỗi miễn phí cho doanh nghiệp từ 6-12 tháng. Sau thời gian bảo hành doanh nghiệp sẽ phải đầu tư chi phí bảo trì cho hệ thống.
Trong tương lai doanh nghiệp sẽ có yêu cầu thêm về tính năng để phù hợp với quy mô hoạt động sau này, việc nâng cấp chính là cải tiến những chức nâng đã có, mở rộng thêm chức năng mới hay nâng cấp phiên bản mới.
Trong bài viết này đã nêu rõ các bước cần thực hiện trong quy trình triển khai một dự án ERP giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan từ đó có sự chuẩn bị trước một khi đưa ra quyết định triển khai ERP.
Nhận xét
Đăng nhận xét