QUẢN LÝ HỆ THỐNG KHO VỚI PHẦN MỀM ERP

Hầu như việc quản lý kho của doanh nghiệp luôn tồn tại một số vấn đề chưa thể giải quyết được. Doanh nghiệp chưa thể nắm bắt được số lượng tồn kho và giá trị tồn kho một cách chính xác và tức thời, việc không nắm bắt này ảnh hưởng nhiều đến các việc khác như: tính toán nhu cầu nguyên vật liệu, sản xuất, bán hàng, điều động hàng hóa giữa các kho nhằm duy trì hàng tồn kho ở mức hợp lý. Để doanh nghiệp có thể chủ động trong sản xuất, kinh doanh đồng thời nắm bắt cơ hội kinh doanh của mình bắt buộc doanh nghiệp cần tìm ra giải pháp giải quyết những tồn tại trên.

Một số doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng phân hệ kho của hệ thống ERP giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ giá trị tồn kho cũng như kiểm soát tốt được vòng quay hàng tồn từ đó tăng được vòng quay vốn.

Đặc điểm của phân hệ kho trong phần mềm ERP:

Quản lý hệ thống đa kho: một số doanh nghiệp có mô hình kinh doanh với hệ thống đa kho, kho hàng đặt ở nhiều địa điểm khác nhau, mỗi kho lại đảm nhận một chức năng riêng vì thế tính chất của việc quản lý kho sẽ trở nên phức tạp hơn. Hệ thống kho trong ERP với chức năng quản lý đa kho, quản lý hàng hóa theo từng khu vực thậm chí đến từng vị trí trong kho.

Quản lý bộ mã vật tư, hàng hóa: Phần mềm ERP cho phép khai báo bộ mã vật tư, hàng hóa linh động, do cấu trúc mã bao gồm nhiều phân đoạn và kiểu dữ liệu của từng phân đoạn.

Lưu trữ nhiều dữ liệu thông tin hàng hóa vật tư: Phân hệ Kho của ERP ngoài chức năng cho phép cập nhật nhiều thông tin sản phẩm như; kích thước, thể tích, khối lượng, thời gian sản xuất, hạn sử dụng, số lot, mã vạch,… Mặt khác một số vùng cho phép người dùng có thể mở rộng tùy biến để khai báo thêm thông tin cần quản lý theo đặc thù của ngành nghề doanh nghiệp.

Quản lý giá mua, giá bán cho từng sản phẩm cụ thể: Hệ thống quản lý kho của ERP có thể thực hiện chức năng truy xuất lịch sự báo giá, ghi nhận chính sách giá của từng nhà cung cấp, so sánh giá giữa các nhà cung cấp với từng sản phẩm cụ thể.

Quản lý hàng hóa theo số Lot, số serial: do tính chất đặc thù của sản phẩm và các chính sách sau bán hàng bắt buộc doanh nghiệp lựa chọn phương pháp quản lý hàng hóa qua số lot/serial. Với cách quản lý này giúp theo dõi chặt chẽ, nắm bắt chính xác số lượng tồn kho, kiểm soát hạn sử dụng của từng sản phẩm. Phân hệ kho của ERP đã ứng dụng phương pháp quản lý hàng hóa theo số lot/serial, các nghiệp vụ xuất nhập hàng hóa đều gắn với số lot/serial từ đó tự động theo dõi được hàng tồn chi tiết từng đơn vị sản phẩm, cho phép truy vấn thông tin sản phầm theo Serial Number.

Phương pháp tính giá tồn kho: ERP hỗ trợ nhiều phương pháp tính giá tồn kho như FIFO, LIFO, giá bình quân… để chọn lựa tùy theo đặc thù của từng doanh nghiệp. Một khi đã thiết lập phương pháp tính giá vào hệ thống, hệ thống sẽ tự động tính trị giá tồn kho tức thời theo phương pháp đã chọn.

Tích hợp với phân hệ kế toán: ERP là một hệ thống có sự kết nối dữ liệu giữa các phân hệ vì thế quản lý kho cũng được kết nối chặt chẽ với kế toán, mọi thao tác xuất nhập tồn đều được tự động phát sinh định khoản tương ứng trong kế toán, việc này làm giảm tải công việc của nhân viên kế toán vì không phải nhập lại dữ liệu.

Phân hệ kho trong hệ thống ERP được xây dựng thực hiện các chức năng kiểm soát, theo dõi việc chuyển giao, lưu trữ hàng hóa đồng thời đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản lý, tối ưu hóa lưu kho, hạn chế sai sót thất thoát hàng hóa trong quá trình xuất nhập. Hệ thống kho ERP mang tính chuyên nghiệp, thống nhất với chức năng nổi bật là liên kết công việc bộ phận kho với các bộ phận khác có liên quan.

Ngoài ra, nền tảng ERP giúp hệ thống đáp ứng được mọi nhu cầu cải tiến, điều chỉnh và mở rộng của doanh nghiệp trong tương lai.